Ajánlatok Kezelése

Új ajánlat készítése

Kulcs-Üzlet programunkban lehetőség van számlákat megelőző bizonylatok kiállítására is (pl.: árajánlat, rendelés, díjbekérő, szállítólevél).

Ezen bizonylatok mind ajánlat bizonylatként készíthetők el az Új/Ajánlat menüpont alól indítva.

Az új ajánlat rögzítő felületén, ahogy a többi bizonylat esetén is a bal oldali listából kiválaszthatók meglévő partnerek és termékek, illetve a bizonylat kiállítása során lehetőségünk van új partnerek és termékek hozzáadására is.

A bizonylat fejléce minimálisan eltér a számlákétól, az ajánlatok esetében Projekt, Pénznem, Kelte dátum, Érvényesség dátum és Fizetési mód meghatározására van itt lehetőség, illetve láthatjuk, hogy milyen sorszámon fog az éppen készülő bizonylat rögzülni. Az ajánlatok esetében a bizonylat előtag meghatározására nincs lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel, nettó, bruttó és áfa értékekkel.

Amennyiben ezeken az adatokon változtatni szeretnénk, csak annyi a dolgunk, hogy rábökünk annak a tételnek a sorára, amelyiken el szeretnénk végezni a módosításokat és a megjelenő ablakban megtehetjük ezt.

Ajánlat szerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a ajánlatra rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely az ajánlat nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

Szerkesztőablakunk alatt elhelyezkedő funkciógombokkal fogjuk tudni a ajánlatunkat véglegesíteni és menteni. Itt több lehetőségünk is van:

Tétel törlése: Az aktuálisan kijelölt tételt eltávolítja az ajánlatról. Amennyiben az adott kijelölt tételből több mennyiség is rögzítésre került, akkor a teljes mennyiséget törli.

Előnézet: Készülő ajánlatunk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Mentés: A mentés gombra kattintva véglegesítjük ajánlatunkat. A funkció használata után a bizonylat bekerül a Rögzített/Ajánlatok menüpont alá, itt amíg az ajánlatból nem készítünk számlát lehetőségünk van módosítani a bizonylaton.

E-mail: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
Lehetőség van továbbá saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ez a funkció akkor használható, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz.
A Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet.

Nyomtatás: A bizonylatot az általunk meghatározott példányban kinyomtatja a kiválasztott nyomtatóval. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.

Díjbekérő, proforma, szállítólevél, rendelés bizonylatok készítése

A Kulcs-Üzlet Ajánlat bizonylatának fejléce átnevezhető az ajánlat készítése közben, így árajánlaton kívül más egyéb számlát megelőző bizonylat kiállítására is használhatjuk:

Az ajánlat szó átírásával tetszőleges bizonylat fejléc elnevezést adhatunk meg, így kiállított bizonylatunk lehet akár rendelés, díjbekérő, proforma vagy szállítólevél is, attól függően, hogy milyen fejléc elnevezést határozunk meg.

A mezőben meghatározható karakterhossz maximum 15 lehet, illetve a számla, a nyugta és az előleg szavak használata tiltott, hiszen az új ajánlat funkcióval készíthető bizonylat a fent említett bizonylattípusok tartalmi és formai feltételeinek nem felel meg.

Ajánlatok módosítása, rontása és másolása

Rögzített ajánlatainkkat utólagosan még lehetőségünk van módosítani, rontani, illetve másolni is. Mindhárom funkció a Rögzített/Ajánlatok listában egy tetszőleges ajánlat kijelölésével jeleníthető meg.

Megnyit funkciót használva megnyithatjuk ajánlatunkat és a rajta lévő adatokat még lehetőségünk van szerkeszteni. Ezt a funkciót csak addig használhatjuk még az ajánlatból nem készült számla, vagy nem került rontásra.

Másolás funkció segítségével lemásolhatjuk ajánlatunkat és mentés előtt a szükséges módosítások elvégeztével új bizonylatként lementhetjük. Amennyiben ajánlataink nagyon hasonló adattartalommal, csak néhány ponton térnek el egymástól, akkor ezzel a funkcióval könnyedén gyorsíthatunk ajánlatrögzítési folyamatainkon.

Rontás esetén ajánlatunk rontott állapotba kerül, ezáltal a módosítási és számlázási lehetőségek megszűnnek erre az ajánlatra vonatkozóan.

Ajánlatból számla készítése

Korábban rögzített ajánlatainkból egy kattintással lehetőségünk van számlát készíteni. Ezt a Rögzített/Ajánlatok menüpont alatt a tovább számlázandó ajánlatot kijelölve van lehetőségünk elvégezni.

Számlázás lehetőségre kattintva megjelenik egy új számla rögzítő ablak, melyre automatikusan rákerül az ajánlaton szereplő ügyfél és termékek is. A számla mentése előtt itt még lehetőségünk van módosítani a rögzített adatokon, amennyiben az ajánlathoz képest történtek változások, majd a számla elmentésével tudjuk véglegesíteni azt. Ezután rendelésünk teljesített státuszba kerül, a róla készült számla pedig a Rögzített/Számlák menüpont alá rögzül be.

Fontos, hogy egy ajánlathoz csak egy számla készíthető tehát, ha ajánlatunkon szereplő tételeink csak egy részét számlázzuk ki, az ajánlat akkor is teljesített státuszt fog kapni, illetve az ajánlatból készített számla sztornózása esetén is megmarad az ajánlatoknál a teljesített státusz. A teljesített státuszban szereplő ajánlatokat rontani vagy módosítani már nincs lehetőség.

Ajánlatokkal kapcsolatos lekérdezések

  • Rögzített ajánlatok listája:
    Rögzített ajánlatainkat a Rögzített/Ajánaltok menüpont alatt érhetjük el.

A listában szereplő ajánlatokat lehetőség van excel fájlba importálni a jobb felső sarokban található Ajánlatok exportálása gombbal.

Listánk rendezhető dátumbizonylatszámpartner név és nettó érték alapján növekvő és csökkenő sorrendbe.

Szűrés funkcióra kattintva lehetőség van ajánlataink listájára különböző szűrőfeltételeket meghatározni. Szűrhetjük a listát Típus szerint (Teljesített, Nyitott, Érvénytelenített), Partner név, Termék név, Projekt, Pénznem, illetve Dátum alapján is.

Tábla nézet jelölő aktiválásával csempés listanézetünk megváltoztatható táblás nézetre is a bizonylatok könnyebb átláthatósága érdekében:

  • Nyitott bizonylatok:
    A főoldalon található Nyitott bizonylatok fülön lekérhető minden nyitott ajánlatunk bizonylatszámmal, dátummal, partner névvel és összegekkel: