Kulcs-Üzlet tudásbázis

Beszerzés kezelés

Új beszerzés készítése

A Kulcs-Üzletben található Beszerzés bizonylat típus lehetőséget biztosít arra, hogy bejövő számláinkat is fel tudjuk rögzíteni programunkba, ezáltal kiadásainkat is nyílván tudjuk tartani programunkban.

Beszerzéseink rögzítését az Új/Beszerzés menüpont alatt tudjuk elvégezni.

Az új ajánlat rögzítő felületén, ahogy a többi bizonylat esetén is a bal oldali listából kiválaszthatók meglévő partnerek és termékek, illetve a bizonylat kiállítása során lehetőségünk van új partnerek és termékek hozzáadására is.

A bizonylat fejléce minimálisan eltér a számlákétól, az ajánlatok esetében Projekt, Pénznem, Kelte dátum, Érvényesség dátum és Fizetési mód meghatározására van itt lehetőség, illetve láthatjuk, hogy milyen sorszámon fog az éppen készülő bizonylat rögzülni. Az ajánlatok esetében a bizonylat előtag meghatározására nincs lehetőség, viszont kézzel átírható a bizonylatszám, annak érdekében, hogy az eredeti bejövő számláink bizonylatszámait is be tudjuk rögzíteni beszerzésünkhöz.

Bizonylat rögzítő felületünkön lehetőség van a meglévő termék és partner listáról, vagy új termék és partner rögzítésével is felvenni partnereket/termékeket.
A bizonylatra rögzített tételeink mennyisége, neve, beszerzési egységára, nettó-, bruttó- és áfaértékei fognak látszódni:

Bizonylatszerkesztő ablakunk alján van lehetőség bizonylatunkra alsó megjegyzést rögzíteni, illetve bizonylatunk összesített nettó-, bruttó- és áfa értékeit is itt fogjuk látni:

Szerkesztőablakunk alatt elhelyezkedő funkciógombokkal fogjuk tudni a számlánkat véglegesíteni és menteni. Itt több lehetőségünk is van:

Tétel törlése: Az aktuálisan kijelölt tételt eltávolítja a számláról. Amennyiben az adott kijelölt tételből több mennyiség is rögzítésre került, akkor a teljes mennyiséget törli.

Tétel szerkesztése: Az aktuálisan kijelölt tétel adatainak szerkesztésére van lehetőség a funkcióval, amennyiben szeretnénk egy tétel mennyiségén, beszerzési árán módosítani.

Fotó feltöltése: Lehetőségünk van beszerzéseinkhez képet hozzárendelni, így az eredeti bizonylat nyotmatási képének másolatát akár csatolhatjuk a beszerzési bizonylatunkhoz. 1 beszerzéshez 1 kép csatolása lehetséges, a kép utólag törölhető a Fotó törlése gomb segítségével, amely a Fotó feltöltése gomb helyett jelenik meg, ha van csatolt kép a beszerzésnél.

Mentés: ezzel a funkcióval menthetjük el rögzítés alatt lévő beszerzésünket. Az elmentett beszerzéseink a Rögzített/Beszerzések menüpont alatt lesznek elérhetőek. 

Beszerzés rögzítése bejövő Kulcs-Üzlet számlából

Amennyiben beszállítónk Kulcs-Üzlet programon keresztül állít ki számunkra számlát és azt távnyomtatással küldi tovább nekünk, akkor lehetőségünk van az így megkapott számláinkat 1 kattintással beszerzésként rögzíteni a saját Kulcs-Üzlet adatbázisunkba. Mindössze annyi teendőnk van, hogy a bizonylatról kapott értesítőt e-mail fiókunkban megnyitjuk, majd a Költségként mentem funkcióra kattintunk.

Ezután a böngészőnkben megnyílik a saját Kulcs-Üzlet programunk egy új beszerzés rögzítő ablakkal, amin az eredeti számlán szereplő adatok automatikusan kitöltésre kerülnek (bizonylatszám, termék adatok, összeg, dátumok, fizetési mód). Partnerünk adatainak rögzítésére két lehetőséget is felkínál a szoftver. Lehetőségünk van a bizonylat fejlécében szereplő adatok alapján új partnerként rögzíteni partnerlistánkba, illetve amennyiben talál valamilyen egyezést egy a partnerlistánkban már szereplő ügyfél adataival (pl.: egyező adószám, cégnév vagy e-mail) akkor a már rögzített partner adataival is elmenthetjük beszerzésünket.

Amennyiben kiválasztottuk, hogy milyen partneradatok szerepelenek beszerzésünkön, akkor a Mentés gomb segítségévél már el is menthetjük beszerzésünket, ami a hagyományos rögzítési módhoz hasonlóan a Rögzített/Beszerzések menüpont alá rögzül.

Beszerzések módosítása, másolása, kiegyenlítése, törlése

Rögzített beszerzéseinket még utólagosan tudjuk módosítani, másolni, törölni, illetve kiegyenlítésüket kezelni. Ezen funkciókat a Rögzített/Beszerzések listából érhetjük el.

A listában fogjuk megtalálni korábban rögzített beszerzés bizonylatainkat. Amennyiben valamelyiket utólagosan módosítani, vagy törölni szeretnénk, akkor a beszerzésünket kijelölve jelennek meg számunkra azok a funkciók, amit rögzített bizonylatunkon végre tudunk hajtani.

Megnyit: Ezt az opciót választva beszerzésünk szerkesztőablakát tudjuk megnyitni, a már korábban felrögzített adatokkal. A megjelenő ablakon lehetőségünk van utólagosan módosítani beszerzési bizonylataink adatait, így ha rossz adatokkal mentettünk el egy beszerzést azt még utólagosan módosítani tudjuk. A módosítások elvégzése után a Mentés gombbal véglegesíthetjük azokat.

Másolás: Lehetőség van a programban a korábban rögzített beszerzéseink alapján új beszerzést rögzíteni a másolás funkció segítségével. A funkcióra kattintva a kijelölt bizonylat adatait lemásolja a program egy új beszerzés rögzítő ablakra, ahol a szükséges módosítások elvégzése után új beszerzési bizonylatot tudunk rögzíteni.

Kiegyenlít: A programban beszerzéseink kiegyenlítéseit is tudjuk kezelni. Az azonnali fizetési módú bizonylatok esetében (pl.: bankkártya, készpénz) a program automatikusan kiegyenlíti beszerzéseinket, azonban azoknál a fizetési módoknál, ahol a kiegyenlítés később történik meg a kiegyenlítések kezelését már nekünk kell manuálisan elvégeznünk a kiegyenlít funkció segítségével. Amennyiben egy ilyen bizonylat teljesítését elvégeztük a funkcióra kattintva egy megerősítés után ki tudjuk egyenlíteni a rögzített beszerzést, így az teljesített státuszba kerül.

Töröl: Abban az esetben, ha utólagosan törölni szeretnénk egy rosszul felvitt beszerzést, akkor ezzel a funkcióval meg tudjuk tenni. Egy megerősítést követően a bizonylat azonnal törlésre kerül a beszerzések listájából és a bizonylat által rögzített pénz és készletmozgás is törlődik ezáltal. Törölt beszerzések visszaállítására utólag nincs lehetőség.

Beszerzésekkel kapcsolatos lekérdezések

  • Rögzített beszerzések listája:
    Rögzített beszerzéseinket a Rögzített/Beszerzések menüpont alatt érhetjük el.

A listában szereplő beszerzéseket lehetőség van excel fájlba importálni a jobb felső sarokban található Beszerzések exportálása gombbal.

Listánk rendezhető dátumbizonylatszámpartner név és nettó érték alapján növekvő és csökkenő sorrendbe.

Szűrés funkcióra kattintva lehetőség van ajánlataink listájára különböző szűrőfeltételeket meghatározni. Szűrhetjük a listát Típus szerint (Teljesített, Nyitott, Lejárt)Partner név, Termék név, Projekt, Pénznem, illetve Dátum alapján is.

Tábla nézet jelölő aktiválásával csempés listanézetünk megváltoztatható táblás nézetre is a bizonylatok könnyebb átláthatósága érdekében: