Gyakran ismételt kérdések

Hogyan lesznek hitelesek a számláim?

Az elkészült számlákat papír alapon is meg kell őrizni, mivel a Kulcs-Üzlettel kiállított számlák távnyomtatott számlának minősülnek, így nem kerül rájuk elektronikus hitelestés, tehát nem e-számlák. 
Azonban elegendő saját részre eltárolni, a partnerünknek már nem kötelező kinyomtatva is átadni, valamint e-számla küldésére se kötelezhet minket. 

Mennyi ideig kerülnek megőrzésre a számláim?

A számlákat korlátlan ideig megőrizzük. 

Ki kell nyomtatnom a számlát a partneremnek?

Nem kötelező, a számlákat elküldhetjük e-mailben is a partnernek, úgy is teljes értékű lesz a partner részére. 
Viszont saját magunknak ki kell nyomtatni, és papír alapon is el kell tárolni. 

Milyen nyomtatóval kompatibilis?

Nincs ilyen típusú megkötés. Minden nyomtatóval jó, amelyik képes PDF fájlt nyomtatni.

POS nyomtatóval is kompatibilis?

Igen, jelenleg 80mm-es POS számla elkészítésére alkalmas a Kulcs-Üzlet, amit asztali számítógépről, vagy telefon/tabletről is ki lehet nyomtatni.

A számla érvényesítéséhez kell rá pecsét és aláírás?

Egyik se kell rá, így is teljes értékű számlának minősül. 

Elrontottam egy számlát, és szeretném kitörölni, hogyan kell?

A már kiállított számlákat semmilyen módon nem lehet módosítani, se törölni, mivel ezt a Magyar törvények nem engedélyezik. Ha elrontottunk egy számlát, akkor sztornózzuk le.

Hogyan tudok e-számlát kiállítani?

A programból elektronikus számla kiállítására nincs lehetőség. A számlák távnyomtatott számlának minősülnek, az Áfa tv. 259. § 5. pontjának elektronikus számla fogalma alapján az Áfa tv. alkalmazásában az e-mailben elküldött és befogadott PDF állomány is a NAV által elfogadottnak minősül. 
Tehát, ha e-mailben küldjük ki a számlát a partnernek az is tökéletes, csupán nekünk kinyomtatva is meg kell őrizni, mert kérheti a NAV. 

Új partner hozzáadásakor azt írja, hogy ezzel az adószámmal már van partner, pedig töröltem, miért?

A partnerek csak törölt állapotúak lesznek törlés esetén, de véglegesen nem törlődnek. Ilyenkor a rögzített partnerek oldalán a szűrésnél be kell pipálni a Törölve négyzetet, és akkor feketén “Törölve” felirattal megjelennek a törölt partnerek. A visszaállítani kívánt partnerre rá kell húzni az egeret, és megjelenik egy “Visszaállít” felirat, amivel vissza lehet állítani a partnert, és újra aktív lesz.

Maximum hány partnerem lehet?

Nincs felső korlát. Korlátlan mennyiségű partnert hozzá lehet adni, korlátlan mennyiségű terméket is hozzá lehet adni, és korlátlan mennyiségű számlát ki lehet állítani. 

Az elkészült számlákon a jelek/ színek mit jelentenek?

A Rögzített számlák színei a következőket jelentik: 
Zöld: Kifizetett/Kiegyenlített 
Narancs: Átutalásos, vagy Utánvétes számla, ami még nincs kiegyenlítve 
Bordó: Átutalásos, vagy Utánvétes számla, ami még nincs kiegyenlítve és lejárt a fizetési határidő 
Kék: Sztornó számla 
Szürke: Sztornózott számla 
 
A Rögzített számlákon a jelek a következőket jelentik: 
Levél ikon: E-mailben küldve 
Nyomtató ikon: Nyomtatva 
Felkiáltójel: Lejárt számla, tehát Átutalásos, vagy Utánvétes számla, ami még nincs kiegyenlítve és lejárt a fizetési határidő 
Bal alul X: Sztornó számla 
S betű: Sztornó számla 
Bal felül X: A számla e-mailben lett elküldve, és a partner még nem nyitotta meg az e-mailt 
Bal felül pipa: A számla e-mailben lett elküldve, és a partner megnyitotta az e-mailt 

Könyvelői jelszó megváltoztatható-e? Hogyan kérhetek új jelszót a könyvelőmnek?

A generált jelszó kézi módosítására nincs lehetőség. 
A programból lehetőség van új jelszót generáltatni és a regisztrált e-mail címre kiküldeni a könyvelói hozzáféréshez a Beállítások/Általános beállítások/Könyvelői hozzáférés/Regisztrált könyvelők menüpont alatt. 

Hogyan tudom a webshopba feltölteni az ÁSZF-et és a szállítási információkat?

A Webshop modul beállításain belül megtalálható Lábléc beállítása menüpont lehetőséget ad arra, hogy bármilyen szöveges tartalommal ellátott linket elhelyezhessünk webshopunk oldalának alján. A menüponton belül a Bal oldali lábléc fület használva tudja ezeket a linkeket létrehozni. 

Hogyan tudok kedvezményt feltüntetni a számlán?

Amennyiben kedvezményt szeretne meghatározni a programban, arra jelenleg csak manuálisan van lehetőség. Erre két opció van,  amelyek a következőek.

1. Az adott bizonylaton lemódosítjuk a kedvezményes árra a termék eladási árát.
2. Jelenleg csak úgy lehet külön tételként kedvezményt feltüntetni a számlán, hogyha létrehozunk egy 0 Ft-os terméket Kedvezmény névvel. Azokon a számlákon, amiken szeretnénk szerepeltetni a kedvezményt, ott hozzáadjuk a számlához a tételt, majd az árat módosítjuk a kedvezmény összegének a mennyiségére.
Mínuszos tételként pedig úgy tudjuk feltüntetni, hogyha a tétel mennyiségét módosítjuk mínuszosra.

Hogyan kapja meg partnerem a számlát?

Négy féle módon juttathatjuk el a számlát a partnerünknek a BizXperttel.

  • A legegyszerűbb mód az, ha elküldjük neki e-mailben a “Küldés” gombbal. Ilyenkor a partner a BizXperttől kap egy e-mail benne a a számlával, külön kiemelve, hogy kitől jött, és hogy mekkora a számla befizetendő mértéke.
  • Kinyomtatjuk és átadjuk neki, akár személyesen, akár postai módon.
  • POS nyomtatóval kinyomtatjuk a számlát, és átnyújtjuk neki a számlát.
  • Lementjük PDF-ként a számlát, majd a saját levelező rendszerünkből csatolva küldjük el.

Akármelyiket választjuk, a számla megtalálható lesz a BizXperten belül a Rögzített számlák között.

A távszámla és a távnyomtatás hogyan működik a gyakorlatban?

A távnyomtatás funkció segítségével meghatározott e-mail szöveggel és meghatározott e-mail címekre küldheti ki partnerei számára kiállított bizonylatait. A távnyomtatás által kiállított számlák nem minősülnek elektronikus számlának, így az így kiküldött dokumentumot az Ön partnereinek ki kell nyomtatnia, elektronikusan nem tárolhatják azokat. 

A SimplePay használata külön OTP-s szerződést igényel? Ennek milyen költségei vannak?

SimplePay használatához szükéges az OTP-vel szerződést kötni. Részünkről ennek sincs extra költsége, a SimplePay szerződés részleteiről ezen a linken keresztül tájékozódhat: 
https://simplepay.hu/kereskedoknek/ 

Hogyan vigyek fel külföldi partnert?

Külföldi partner felvitele esetén több információt szükséges beállítani, ahhoz, hogy a későbbiekben hatékonyan tudj számlázni részükre.

Az Új Partner felvitele gombbal először meg kell adnunk az általános adatokat (Név, Cím, Kapcsolattartó, Telefonszám, E-mail cím), majd a következő lépésnél ki kell választanunk az Országot, ami fontos, ugyanis ha nem magyarországi partnerről van szó, akkor azok a számlák, amik külföldi vevők részére lettek kiállítva nem kerülnek feltöltésre a NAV felé. Külföldi partner esetén nem szükséges itt felvinni az adószámot.

A következő lapon be tudjuk állítani a fizetési módot, illetve egyedi fizetési határidőt és alapértelmezett devizát is tudunk rendelni minden partnerhez. 

Végül pedig a számlázási adatoknál megadhatjuk a bankszámlát, illetve az IBAN-t, vagyis a nemzetközi bankszámlaszámot és a SWIFT kódot. Ezen a lapon lehetséges megadni EU-n belüli partner esetében az EU adószámot, illetve EU-n kívüli partner esetében a közösségen kívüli adószámot.

Lejárt/ megváltozott a bankkártyám!

Amennyiben új bankkártyád lett, így ezt a Kulcs-Üzletben is meg kell változtatni a bankkártya adatait ahhoz, hogy a hónap első napján le tudjuk vonni a havidíjat.
Ha bankkártyád adatait szeretnéd módosítani, kizárólag úgy tudod hogy a programban a Beállítások/Fizetési beállítások/Lemondás menüpont alatt lemondod a jelenlegi előfizetésedet. Ezután még a hónap végéig a program használat biztosított és a következő hónaptól kerülne tiltásra a programhasználat. Így következő hónap elsején az új bankkártya adatokkal ismét elő kell fizetned és az új bankkártya adatokkal így tovább tud menni az előfizetés, ezt meg tudod tenni a Beállítások/Fizetési beállítások/Előfizetés menüben. Pánikra semmi ok, attól, hogy lemondod az előfizetésed, majd újra előfizetsz nem fognak a számlázóból eltűnni a termékek, partnerek vagy számlák. Illetve, az előfizetés a banki adatok megadása és a fizetés teljesülése után azonnal aktiválódik, így ha következő hónap elsején adod meg az új kártya adatokat és fizetsz elő a Kulcs-Üzlet számlázóra, akkor a sikeres tranzakció után azonnal fogod tudni használni.

Egyszerre több munkatársam is tudja használni a számlázót?

Természetesen egyszerre bármennyi felhasználó beléphet egy Kulcs-Üzlet fiókba. Ezt kétféle módon lehet megoldani:

1. Mindeni ugyanazt az e-mail címet és jelszót használja. Így akárhány felhasználó lehet belépve egyszerre, akárhány eszközről.

2. Könyvelői hozzáféréssel hozzáadjuk munkatársaink e-mail címét. Ilyenkor kapnak egy generált jelszót, amit nem lehet megváltoztatni. Így is akárhány felhasználó lehet belépve egyszerre, akárhány eszközről.

Lehetőség van többféle jogosultságot megadni?

Nincsenek. A Kulcs-Üzletben mindenkinek admin joga van aki be tud lépni a fiókba.

Lehet egyszerre több gépen/telefonon is használni?

Igen, a Kulcs-Üzlet számlázót korlátlan mennyiségű eszközről használhatjuk egyszerre.