Készletkezelés

Termékek készletnyilvántartása

A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van termékeink egyszerű készletnyilvántartására.

Új termék rögzítése során, amit az Új/Termék menüpont alatt indíthatunk el a program lehetőséget kínál arra, hogy eldöntsük, az adott termék készletét szeretnénk-e nyilvántartani vagy sem.
Ezt a Készletgazdálkodás jelölő segítségével tudjuk megtenni:
A készletgazdálkodás aktiválása után 3 új mező jelenik meg termékrögzítő adatlapunkon:
Minimális készletszint: Itt termékeinkhez meg tudunk határozni egy minimális készlet szintet, ami annyit eredményez, hogy amennyiben termékünk raktárkészlete az itt meghatározott mennyiség alá csökken, akkor a program a Rögzített/Termékek menüpont alatt piros színezéssel fogja kiemelni ezen termékek raktárkészletét:

A gyorsan fogyó termékek esetén érdemes meghatározni minimális készletszintet, hiszen így könnyebben észre tudjuk venni, ha ezen termékeink alacsony készletszinten állnak és időben tudunk gondoskodni a készletpótlásról, így elkerülve a készlethiányt.

Nyitókészlet: Új termék rögzítésénél egyből megadhatjuk azt is, hogy milyen induló készlettel rögzüljön a termék. Ez a mező csak új termékek rögzítése során aktív, a már korábban rögzített termékeink esetében a készletünk növelését az Új/Beszerzés vagy az Új/Készlet menüpont használatával fogjuk tudni növelni.

Beszerzési ár: Itt határozhatjuk meg, hogy termékünket milyen nettó beszerzési áron vételezzük be. Az ide berögzített érték a későbbi beszerzések rögzítése során automatikusan kitöltésre kerül a bizonylatokon. A program a termék készletértékét az itt megadott beszerzési ár és a jelenlegi raktárkészlet szorzatával fogja meghatározni.
Pl.:  550 Ft-os beszerzési ár * 3 db aktuális raktárkészlet = 1650 Ft beszerzési készletérték

Készletmozgató bizonylatok - bevételezések

Termékeink felrögzítése után a hozzájuk tartozó készletet már csak készletmozgató bizonylatok rögzítésével fogjuk tudni módosítani.

  • Beszerzés bizonylat: Bevételezéseinket kezelésére egyik lehetőségünk, hogy beszerzési bizonylatot rögzítünk, erre a főoldalon található Új/Beszerzés menüpont alatt van lehetőség.
    A beszerzések rögzítésénél meg kell adnunk, hogy mely partnerünktől szereztük be a bevételezni kívánt termékeket. Itt választhatunk partnert a jelenlegi partnerlistánkból, vagy új partnert is felrögzíthetünk:
    Ezután adjuk meg, hogy mely termékeket szeretnénk bevételezni. Itt is van lehetőség már korábban felrögzített termékek kiválasztására, vagy teljesen új termék bevételezésére is.

Amennyiben az új termék rögzítését választjuk, akkor megnyílik a fentebb már említett új termék rögzítő ablak, ahol termékeink alapadatait tudjuk kitölteni. Itt figyeljünk arra, hogy a készletgazdálkodást aktiváljuk, ha készlettel rendelkező terméket akarunk felvinni, illetve a nyitókészlet mezőt hagyjuk 0-án és majd csak a beszerzési bizonylaton adjuk meg, hogy mekkora mennyiséget vételezünk be belőle.
A termékek felrögzítése után a beszerzési ár mező automatikusan feltöltésre kerül a termék adatlapján meghatározott beszerzési ár adatokkal, az ár módosítására van lehetőség, viszont akkor ez a mező a termék adatlapján is frissítésre kerül és az új beszerzési ár fog bekerülni.

Ezen felül további adatok is meghatározhatók bevételi bizonylatainkon:

Bizonylatszám: a rendszer alapértelmezetten kioszt egy bizonylatszámot a beszerzési bizonylatnak, ez viszont kézileg felülírható, ami azért hasznos, mert így a beszerzéseinket a beszállítóinktól kapott számláink alapján is fel tudjuk rögzíteni, így az eredeti számlán szereplő bizonylatszámot is megadhatjuk beszerzésünknek, könnyebbé téve így a bizonylatok visszakereshetőségét.

Projekt: mint a programban minden bizonylat, így a beszerzés is projektekbe sorolható. Projektjeinket a Beállítások/Rendszerbeállítások/Projektek menüpont alatt tudjuk létrehozni, bizonylat rögzítésnél a már korábban létrehozott projektek közül tudjuk kiválasztani, hogy melyik alá szeretnénk a bizonylatot sorolni. A főoldalon lehetőség van a különböző projektekre szűrni, így ha beszerzési bizonylatainkat besoroljuk ezekbe, akkor az kiadásként meg fog jelenni a projekt statisztikáinál. Amennyiben szeretnénk nyomon követni, hogy a különböző kisebb-nagyobb kampányaink mekkora nyereséget hoztak és mekkora kiadásokkal jártak, akkor ezen funkció használata kifejezetten hasznos lehet.

Dátumok: meghatározható a beszerzési bizonylat kelte dátuma, teljesítési dátuma és fizetési határideje. A készletmozgások mindig a teljesítési dátum napjára rögzülnek be a programban.

Fizetés módja: kiválasztható, hogy milyen fizetési móddal lett/lesz rendezve a bizonylat.

A mentés gombra kattintva tudjuk véglegesíteni beszerzési bizonylatunkat, ezután történik meg a termékek raktárkészletre vétele. Amennyiben mentés után vesszük észre, hogy valamilyen adatot rosszul rögzítettünk, akkor sincs gond, hiszen a Rögzített/Beszerzések menüpont alatt lehetőségünk van módosítani vagy törölni korábban rögzített beszerzéseinket:

Törlés esetén a bizonylat által létrejött készletmozgás is megszűnik.

  • Készletezési bizonylat (raktári bevét): A másik bevételezési lehetőségünk a Kulcs-Üzletben a bevételezési készletkezelő bizonylat, melyet az Új/Készlet menüpont alatt tudunk elkészíteni.
    A készletezési bizonylat segítségével raktári kiadásokat és bevételezéseket is tudunk kezelni. Bevételezés esetén az Irány mezőben Be irányt kell megadnunk.
    Bevételezés esetén a készletező bizonylatot érdemes Raktári bevét névvel ellátni:

    A partner és a bevételezni kívánt termékek megadása után, ha elmentjük a bizonylatot, a raktári bevételezés megtörténik. A így kiállított bizonylat a Rögzített/Készletek listájában lesz tételesen lebontva megtalálható és a módosítását is innen lehet elvégezni.

Készletmozgató bizonylatok - kiadások

Termékeink felrögzítése után a hozzájuk tartozó készletet már csak készletmozgató bizonylatok rögzítésével fogjuk tudni módosítani.

  • Számla: Amennyiben olyan számlát állítunk ki, amelyen készletgazdálkodással rendelkező termék szerepel, akkor a számla ezen termékek készletét csökkenteni fogja. A számlák rögzítését az Új/Számla menüpont alatt tudjuk elvégezni.

    Számla rögzítésénél a beszerzéshez hasonló módon tudunk meglévő vagy új partnert, illetve meglévő vagy új terméket felrögzíteni.

    A bizonylatszám itt már nem módosítható, a program automatikusan a soron következő sorszámot osztja ki a számláknak, a számlaszám előtagja változtatható egészen addig, míg egy adott pénznemben nem állítunk ki számlát. Az előtag pénznemenként eltérő. Az előtag meghatározására a Beállítások/Bizonylat beállítások/Számla előtag módosítás menüpont alatt van lehetőség.

    A dátumok közül itt csak a teljesítési dátum módosítására van lehetőség, ezen felül állítható még a számlán használni kívánt pénznem és a fizetési mód.

    A számla elmentése után a számlán szereplő mennyiségek levonásra kerülnek raktárkészletünkből. Az elmentett számlákat már utólag nincs lehetőség módosítani, amennyiben valamilyen adatot hibásan rögzítettünk rá, akkor a sztornózás segítségével tudjuk a bizonylatot rontani. Számla sztornózására a Rögzített/Számlák menüpont alatt van lehetőség a Sztornó funkció segítségével:

    Számla sztornózása után a bizonylat sztornózott státuszba kerül és készül hozzá a sztornó számla egy külön sorszámon, amire mínuszos mennyiségekkel rákerül minden tétel, ami az eredeti számlán is szerepelt. A folyamat során minden készletgazdálkodással rendelkező termék visszavételezésre kerül raktárkészletünkbe.

  • Készletezési bizonylat (raktári kiadás):  A másik kivételezési lehetőségünk a Kulcs-Üzletben a kiadási készletkezelő bizonylat, melyet az Új/Készlet menüpont alatt tudunk elkészíteni.

    A készletezési bizonylat segítségével raktári kiadásokat és bevételezéseket is tudunk kezelni. Bevételezés esetén az Irány mezőben Ki irányt kell megadnunk.

    Kiadás esetén a készletező bizonylatot érdemes Raktári kivét névvel ellátni:

    A partner és a bevételezni kívánt termékek megadása után, ha elmentjük a bizonylatot, a raktári bevételezés megtörténik. A így kiállított bizonylat a Rögzített/Készletek listájában lesz tételesen lebontva megtalálható és a módosítását is innen lehet elvégezni.

Készlettel kapcsolatos lekérdezések

  • Készletérték:
    A főoldalon található Készletérték fülön lekérhető termékeink aktuális készletmennyisége, illetve a hozzá tartozó készletérték beszerzési értéken és eladási értéken is megjelenítve:

A lekérdezés mobil felületen csak a termékek nevét, készlet mennyiségét és nettó egységárát tartalmazza.

  • Készletmozgások:
    A Rögzített/Készletek menüpont alatt kérhetők le a készletmozgások a programból.
    A zöld sorok a bevételezéseket, a piros sorok a kiadásokat jelölik. A kelte dátum jelöli a bizonylat berögzítésének időpontját. Az egységárhoz a készletmozgató bizonylaton megadott nettó egységár kerül, a mennyiségnél pedig látható, hogy egy adott bizonylaton mekkora mennyiséggel változott készletünk az adott termék tekintetében. A jogcím oszlop jelöli, hogy milyen rögzítési folyamat során generáltuk az adott készletmozgást (bejövő számla, kimenő számla, bevét, kivét, nyitókészlet).