NAV TUDNIVALÓK

Számlázó program bejelentése a NAV-hoz

Amennyiben számlatömb helyett számlázót használunk, akkor azt be kell jelenteni a NAV felé.
Ehhez letölthetünk egy számlázó bejelentő fájlt a Kulcs-Üzletből miután kitöltöttük cégadatainkat. Ezt a fájlt a jobb felső sarokban lévő NAV/ÁNYK fülön belül a Számlázó bejelentése gombra kattintva érhetjük el.

Itt meg kell adni a program használatának a kezdetét. Ha nem tudjuk, mikor kezdtük el használni a programot, akkor a mai napot, vagy a Kulcs-Üzleten belül első kiállított számla dátumát kell megadni.

Miután megszereztük az XML kiterjesztésű fájlt (a letöltést érdemes Google Chrome vagy Mozilla Firefox böngészőben elvégezni), elküldhetjük a könyvelőnknek, aki bejelenteni nekünk a számlázót.

Ha valamiért nem tudjuk letölteni, vagy manuálisan szeretnénk megadni az adatokat, akkor a bejelentéshez szükséges adatokat megtaláljuk a Beállítások/Általános Beállítások/Névjegy menüpont alatt.
Ezek az adatok:

Számlázó program neve és elérhetősége: KulcsUzletHU www.kulcs-uzlet.hu
Fejlesztő neve: Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt.
Fejlesztő adószáma: 13812203-2-41
E-mail: segitunk@bizxpert.hu

Amennyiben mi inkább magunk jelentenénk be, akkor ehhez szükségünk lesz az ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) nevű programra, amit IDE kattintva lehet letölteni. Telepítés után megnyitjuk az ÁNYK-t és bal felül a Szervíz menüpont alatt az Egyedi importálással kikeressük a letöltött XML fájlt, és egyszerűen megnyitjuk.

Ezután minden adat kitöltődik, nekünk már csak az Kapcsolattartó nevét és elérhetőségét kell megadnunk. Ez azért nem töltődik ki automatikusan, mert előfordulhat, hogy egy cégnek van kinevezett képviselője, és abban az esetben az Ő a kapcsolattartó.
Ezenkívül még a címünket kell szétbontani, mert az utca-házszám egy mezőbe kerül.

Ha ezzel megvagyunk, akkor fel kell küldeni az Ügyfélkapun keresztül, és készen is vagyunk, be van jelentve a számlázónk.

Számlázó program összekapcsolása a NAV online számla rendszerrel

2018. július 1-jétől hatályos jogszabályi rendelet szerint adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóalanyt a legalább 100 ezer forint áthárított általános forgalmi adót tartalmazó, belföldi adózók közötti ügyleteiről kiállított számláiról. A rendelet továbbá magában foglalja azt is, hogy amennyiben a számlák számlázó programból kerülnek kiállításra, a programnak automatikusan el kell végeznie az adatszolgátlatást.
2020. július 1-jétől kötelezővé válik az adatszolgáltatás minden, belföldi adóalanyok közötti ügyletről kiállított számláról a NAV felé (ÁFA értékhatár eltörlésre kerül).
2021. január 1-től pedig bármilyen ügyletről kiállított számla adatszolgáltatása kötelezővé válik (nem csak a magyar adóalanyoknak kiállított bizonylatok lesznek adatszolgáltatás kötelesek).

A fent felsorolt jogszabályi követelményeknek a Kulcs-Üzlet program teljes mértékben megfelel/meg fog felelni, az automatikus adatszolgáltatás beállításához az alábbi lépések végrehajtására lesz szükség:

1. Regisztálnunk kell cégünket a NAV online számla adatszolgáltatási rendszerébe ITT.
A regisztráció részleteiről az alábbi videóból tájékozódhat:

2. A regisztrációt követően be kell jelentkezni az online számla felületre. A sikeres bejelentkezés után a Felhasználók menüpont alatt létre kell hozni egy technikai felhasználót. A technikai felhasználó létrehozásához egy jelszót kell megadnunk, majd a NAV rendszere generálni fog nekünk egy felhasználónevet, egy xml aláíró kulcsot és egy xml cserekulcsot.
3. A technikai felhasználóhoz kapott adatokat kell megadnunk a Kulcs-Üzlet programban ahhoz, hogy a program és a NAV rendszere össze legyen kapcsolva. Az adatok megadására a NAV/ÁNYK modul / Technikai felhasználó menüpont alatt van lehetőség:

Ide másoljuk be a NAV oldalán létrehozott technikai felhasználó adatait, majd a Mentés gomb megnyomásával meg is történik az összekapcsolás a Kulcs-Üzlet és a NAV Online Számla rendszere közt:

4. Ezután más teendőnk már nincs, az adatok sikeres elmentése után az összekapcsolás megtörtént, az adatszolgáltatás köteles bizonylatok felküldését a NAV-hoz a Kulcs-Üzlet automatikusan fogja teljesíteni.

Online számla adatszolgáltatások

A Kulcs-Üzlet program az összekapcsolást követően automatikusan elvégzi az adatszolgáltatás köteles számlák felküldését a NAV-hoz. Ezen bizonylatok státuszai lekérhetők a NAV/ÁNYK / Számla státusz lista menüpont alatt

A listában azok a bizonylatok fognak szerepelni, aminek az adatszolgáltatási kísérletét már megtette a program, itt 4 különböző adatszolgáltatási státusszal találkozhatunk:



Folyamatban
státusz esetén a bizonylat elküldésre került a NAV szerverére, viszont még nem érkezett visszajelzés a feldolgozottság állapotáról. Ilyenkor a program a NAV szervertől vár visszajelzést, amint ezt megkapja, akkor a lenti státuszok valamelyikét fogja megkapni a bizonylat.


Sikeres adatszolgáltatás 
esetén a számla sikeresen felküldésre került a NAV-hoz, adattartalmában nem talált a NAV rendszere kifogásolni valót.


Hibás
adatszolgáltatás esetén a számla sikeresen felküldésre került a NAV-hoz , viszont a NAV rendszere tartalmi hibát talált a bizonylatban. Ilyenkor az adatszolgáltatás sikeresnek minősül (feldolgozását tekintve a sikeres adatszolgáltatással egyezik meg), a NAV rendszere azonban vissza adja, hogy milyen tartalmi hibát talált a bizonylatban, amire a jövőben érdemes figyelni (pl.: minuszos végösszegű számla). Ez a visszaadott információ az Üzenet oszlopban fog megjelenni.


Sikertelen adatszolgáltatás
esetén a bizonylatot vagy nem sikerült a programnak a NAV szervere felé továbbítani, vagy a NAV utasította vissza az adatszolgáltatási kísérletet.
Az első esetet okozhatja ideiglenes internet kimaradás vagy akár NAV oldali szerver túlterheltség is, ezekben az esetekben a program automatikusan addig próbálkozik a bizonylat újraküldésével, amíg nem sikerül az adatszolgáltatást végrehajtania. Amennyiben ilyen sikertelen adatszolgáltatási kísérlettel találkozunk, érdemes a http://www.vanenav.hu/ oldalon ellenőriznünk, hogy a NAV szerverek megfelelően üzemelnek-e éppen.
Abban az esetben, ha a NAV utasította vissza az adatszolgáltatási kísérletet, akkor az Üzenet oszlopban láthatjuk a NAV indoklását a visszautasításról (ezek jellemzően súlyos hibák esetén jelentkezhetnek csak, például az adott bizonylatsorszámon már egy másik számla adatszolgáltatását elvégeztük korábban).

Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

Amennyiben a NAV ellenőrzést hajt végre cégünkön, akkor bekérhetik tőlünk egy adott időszakban kiállított számláink adatait átvizsgálásra. Kulcs-Üzlet programunkban lehetőség van ilyen esetekben az adóhatósági ellenőrzés során bekért bizonylatok adatait könnyedén kinyerni a programból, majd az ilyen módon kinyert állomány az ÁNYK-n keresztül közvetlenül fel is küldhető a NAV irányába.

Ehhez a NAV/ÁNYK modul/NAV XML (régi) menüpontot kell megnyitnunk:
Az itt megjelenő ablakban meg tudjuk határozni a kért időszak kezdő és záró dátumát, illetve, ha szeretnénk, akkor szűkíthetjük a bizonylatok sorszáma alapján is azokat a bizonylatokat, amelyek adatait szeretnénk, hogy a kinyert állományban szerepeljenek. A Kérem az adatokat gombra kattintva a böngészőnk le fogja tölteni ezt az állományt, amit továbbítanunk kell a NAV részére (a letöltés a böngészőben megadott mappába fog történni, alapbeállításokkal ez a Letöltések mappa lesz).