Kulcs-Üzlet tudásbázis

Számlák

Új számla készítése, mentése

Számláink rögzítését az Új/Számla menüpont alatt tudjuk elvégezni.

A megjelenő felületen a Partnerek fülről választhatunk a már korábban berögzített partnerek közül, a Termékek fülön pedig a korábban berögzített termékeink közül. Ugyan itt lehetőség van keresőmező segítségével megkeresni partnereinket és termékeinket (a keresőmezőben partner névre és kódra, valamint termék névre is kódra lehet keresni). A keresőmező melletti kis ikon segítségével pedig új partnert/terméket rögzíthetünk, attól függően, hogy melyik fülön állunk épp.

A listában szereplő partnerre és termékekre bökve automatikusan ráhelyezzük bizonylatunkra a kiválasztott partnert/terméket (termékek esetén, ha egy termékre többször bökünk, akkor az adott termék mennyisége növekedni fog a bizonylatunkon).

Számlaszerkesztő ablakunk jobb felső sarkában láthatjuk/állíthatjuk be bizonylatunk alapadatait.

Projekt: Számláinknak létrehozhatunk projekteket, majd ezekbe a projektekbe sorolhatjuk azokat, így a különböző projekt alá tartozó bizonylatok alapján kimutatásokat tudunk a későbbiekben lekérdezni ezek bevételeiről, nyereségeiről. Abban az esetben hasznos lehet a funkció, ha például több forrásból tevődik össze bevételünk (pl. webáruház, bolti értékesítés stb..) és szeretnénk elkülöníteni a különböző forrásból származó bevételeink statisztikáit.
Projektjeinket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüpont alatt hozhatjuk létre.

Pénznem: A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van Forinttól eltérő valutában is bizonylatokat kiállítani. A számla készítés során ebben a mezőben kell meghatároznunk, hogy milyen pénznemben szeretnénk számlánkat kiállítani. Amennyiben forinttól eltérő valutát választunk ki, megjelenik egy árfolyam beállítása ablak, ahol a program automatikusan felajánlja a kiválasztott pénznem aktuális árfolyamát, de lehetőségünk van ezt az értéket manuálisan is módosítani.

Az OK gombra kattintva rögzítjük a meghatározott árfolyamot a bizonylatunkhoz, ilyenkor ezzel az árfolyammal kerülnek átszámolásra a termékhez rögzített forintos eladási árak. Természetesen a termékek valutás árának módosítására a bizonylat elmentése előtt még lehetőség lesz. A beállított árfolyam is módosítható utólag is, a bizonylat szerkesztő felület alján:

Számla kelte: Ez a dátum mindig a számlakiállítás aktuális dátuma lesz, nem módosítható adat.

Fizetési határidő: Azonnali kiegyenlítésű fizetési módok esetén automatikusan megegyezik a számla kelte dátumával. Amennyiben a kiválasztott fizetési mód nem azonnali kiegyenlítésű, akkor a fizetési határidő módosítható. (alapértelmezetten első körben az ügyfélhez rendelt egyedi fizetési határidő alapján számolódik, ha ez nincs megadva, akkor pedig a fizetési módhoz rendelt fizetési határidő alapján)

Teljesítés: Alapértelmezetten a számla keltével egyezik meg, manuálisan módosítható.

Fizetési mód: Megadható milyen fizetési móddal lesz teljesítve a számla végösszege. Az alapértelmezett fizetési módokon (készpénz, bankkártya, utánvét, átutalás) felül lehetőség van további fizetési módok rögzítésére is a Beállítások/Rendszer beállítások/Fizetési módok menüpont alatt.

Szintén itt található meg a bizonylat sorszáma is. A jobb felső sarokban azt a bizonylat sorszámot tűnteti fel a program, amit az éppen készülő számla a mentés után kapni fog. A bizonylatszámok pénznemenként eltérő sorszámon futnak (eltérő a bizonylatszám előtagja). Az alapértelmezett sorszám formátum minden pénznem esetén módosítható abban az esetben, ha az adott pénznemmel még nem rögzítettünk számlát a programból, számla rögzítés után már a módosítási lehetőség megszűnik. A módosításra a Beálítások/Bizonylat beállítások/Számla előtag módosítás menüpont alatt van lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel áfa kulccsal és értékekkel.

Amennyiben ezeken az adatokon változtatni szeretnénk, csak annyi a dolgunk, hogy rábökünk annak a tételnek a sorára, amelyiken el szeretnénk végezni a módosításokat és a megjelenő ablakban megtehetjük ezt.

Számlaszerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a számlára rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely a számla nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

Szerkesztőablakunk alatt elhelyezkedő funkciógombokkal fogjuk tudni a számlánkat véglegesíteni és menteni. Itt több lehetőségünk is van:

Tétel törlése: Az aktuálisan kijelölt tételt eltávolítja a számláról. Amennyiben az adott kijelölt tételből több mennyiség is rögzítésre került, akkor a teljes mennyiséget törli.

Előnézet: Készülő számlánk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Mentés: A mentés gombra kattintva véglegesítjük számlánkat. A funkció használata után a bizonylat bekerül a Rögzített/Számlák menüpont alá és már nincs lehetőség rajta módosításokat elvégezni.

Küldés: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
Lehetőség van továbbá a könyvelőnknek és saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ezek a funkciók akkor használhatók, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz, illetve könyvelői e-mail címet is.
Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet. Fontos tudni, hogy az így kiküldött bizonylatok elektronikus tárolásra nem alkalmasak, partnerünknek ki kell nyomtatni a levélből letölthető bizonylatot.

Nyomtatás: A bizonylatot az általunk meghatározott példányban kinyomtatja a kiválasztott nyomtatóval. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.

POS nyomtatás: Lehetőség van a programban POS nyomtató használatára is. Ebben az esetben egy kis hordozható nyomtatóra küldjük nyomtatásra a számlát, amely egy keskeny nyomtatási képpel fogja bizonylatunkat kinyomtatni. A POS nyomtatók általában bluetooth és wifi kapcsolattal is használhatók, így ha bizonylatainkat telefonon állítjuk ki és azonnal szeretnénk nyomtatni bizonylatot ügyfelünknek, akkor ez a lehetőség nagyon hasznos lehet számunkra. A nyomtatás után bizonylatunk mentésre is kerül a programban.

PDF export: A bizonylatot pdf-be fogja lementeni a program az általunk meghatározott helyre. A bizonylat egyúttal mentésre is kerül.

Számlák sztornózása

Ha számlánkat elmentettük, de utólag derül ki, hogy rosszul rögzítettünk rá valamilyen adatot, vagy bármilyen egyéb okból rontanunk kell a számlánkat, akkor ezt a Rögzített/Számlák menüpont alatt tudjuk megtenni.

A sztornózni kívánt számlára állva megjelenik a Sztornó gomb, erre kattitnva megkérdezi a program, hogy biztosan szeretnénk sztornózni a bizonylatot, majd a pipát választva a bizonylat sztornózásra kerül.
Ilyenkor az eredeti számlánk sztornózott állapotba kerül a listában és a soron következő számlaszámon létrejön a bizonylathoz egy stornó számla.

Számlák kiegyenlítése

A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van számláink kiegyenlítésének kezelésére. Az azonnali kiegyenlítésű fizetési módok esetén (pl.: készpénz, bankkártya) a program automatikusan kiegyenlítetté teszi a bizonylatokat azonban, ha a fizetési mód teljesítése a kelte dátumhoz képest későbbi dátumra mutat, akkor ezen bizonylatok kiegyenlítését manuálisan kell elvégeznünk. A Rögzített/Számlák listába lépve, ha ráállunk egy kiegyenlítetlen bizonylatra, a megjelenő Kiegyenlít gomb segítségével léphetünk be a kiegyenlítés kezelés felületére.

A kiegyenlítő felület jobb alsó sarkában látjuk a bizonylat teljes végösszegét és az eddig befizetett összeget.
A bal oldalt van lehetőségünk a kiegyenlítések kezelésére. Alapértelmezetten a teljes végösszeget ajánlja fel a befizetett összeghez a program, de lehetőségünk van átírni ezt és így részkiegyenlítéseket is kezelni. Megadhatjuk a befizetés dátumát, illetve amennyiben banki utalással történt meg a kiegyenlítés és szeretnénk tudni azt hogy melyik bankbizonylaton történt ez, lehetőségünk van megadni a bankbizonylat számát. A pipára kattintva jóvá tudjuk írni a befizetett összeget, így az kiegyenlítésre kerül. Amennyiben a bizonylatra már rögzítettünk korábban egy részkiegyenlítést, azokat is bal oldalt fogja nekünk megjeleníteni a Kulcs-Üzlet:

A részkiegyenlített bizonylatok fennmaradó összegeit a rögzített számlák adatlapjain is jelölni fogja piros összeggel számunkra a program:

A rögzített számlák listájában piros színkodot fog kapni a lejárt kintlévőséget tartalmazó számla, narancssárgát a még nem lejárt kintlévőséget tartalmazó számla és zöldet a már kiegyenlített számla.

A rögzített számlák Szűrés funkcióján belül a Típus mezőben a különböző kiegyenlítettségi szintekre lehetőség van szűrni is.

Számlákkal kapcsolatos lekérdezések

  • Rögzített számlák listája:
    Rögzített számláinkat a Rögzített/Számlák menüpont alatt érhetjük el.

    Itt van lehetőségünk rögzítet számláinkat megnyitni, másolni, sztornózni vagy kiegyenlíteni egy-egy bizonylat kijelölése után:

A listában szereplő számlákat lehetőség van fejléc adatokkal, vagy tételesen is exportálni, illetve kötegelten nyomtatni is.

Listánk rendezhető dátumbizonylatszámpartner név és nettó érték alapján növekvő és csökkenő sorrendbe.

Szűrés funkcióra kattintva lehetőség van számláink listájára különböző szűrőfeltételeket meghatározni. Szűrhetjük a listát Típus szerint (ide tartoznak a távnyomtatási, és kiegyenlítési állapotok is)Fizetési módok, Partner név, Termék név, Projekt, Pénznem, illetve Kelte, esedékesség, teljesítés és kiegyenlítés dátumok alapján is.

Tábla nézet jelölő aktiválásával csempés listanézetünk megváltoztatható táblás nézetre is a bizonylatok könnyebb átláthatósága érdekében:

  • BIZnisz:
    A program kezdőlapján található BIZnisz fülön láthatjuk bejövő és kimenő számláink alapján kalkulált bevételünk, kiadásunk és nyereségünk. A lekérdezésben lehetőség van egy adott projekt bizonylataira szűrni, illetve szűrhetünk pénznemre és időszakra is, valamint beállítható, hogy a diagram értékeit nettóban vagy bruttóban szeretnénk megjeleníteni.

  • Kiküldött számlák:
    Kiküldött számlák menüpontra kattintva a főoldalon láthatjuk az általunk távnyomtatás segítségével kiküldött bizonylatainkat. A Megnyitva oszlopban pedig láthatjuk, hogy partnereink megnyitották-e már az ilyen módon kiküldött számláinkat.